Organisasi Informal

Kehidupan berkelompok atau berserikat merupakan hakekat dari kehidupan sosial manusia. Sebagai makluk sosial  manusia tidak dapat hidup menyendiri. Manusia cenderung membentu kelompok-kelompok untuk kebutuhan social mereka. Kelompok-kelompok yang terbentuk dapat terjadi secara spontan tetapi ada terbentuk secara disengaja dan memerlukan perencanaan yang matang.

Kelompok yang terbentuk dengan perencanaan yang matang ini bersifat formal sedangkan yang terbentuk secara spontan dan tidak terlalu memerlukan rangkaian yang prosedural ini cenderung bersifat informal. Berkaitan dengan organisasi dapat dibedakan dengan mengacu kepada terbentuknya kelompok. Organisasipun dapat terbentuk secara formal dan informal.

        Organisasi formal merupakan organisasi yang dikenal secara luas dalam masyarakat. Dalam pertemuan-pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari teori-teori komunikasi organisasi. Kita telah mengenal teori klasik, yang begitu kentara komunikasi yang bersifat mekanikal dan sangat formal. Tanpa kita sadari kita telah membahas tentang organisasi formal dalam teori klasik. Dalam teori klasik kita dapat melihat dengan jelas struktur organisasi, pembagian tugas, arah komunikasi organisasi dan hubungan-hubungan yang terbentuk. Bahkan kita juga dapat dengan mudah memberikan data tentang anggota organisasi tersebut.

Organisasi formal dengan mudah dapat ditemukan dalam kehidupan masyarakat modern, lalu bagaimana dengan organisasi informal. Apakah yang dimaksud dengan organisasi informal dan bagaimana sifatnya? Dalam modul ini akan dibahas secara khusus tentang organisasi informal.

DEFINISI ORGANISASI INFORMAL

           

Organisasi informal muncul dalam kehidupan sosial untuk memenuhi keperluan sosialnya dalam berkelompok. Pada dasar manusia ingin selalu berkomunikasi dengan yang lainnya terutama untuk menyalurkan kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi dalam chanel-chanel resmi. Seringkali organisasi ini lebih banyak menekankan pada aktifitas yang sama dan terulang dibandingkan pada tujuannya.

Organisasi informal sebagai organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Dalam organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan di dalam organisasi informal, kedudukan tugas dan  fungsinya tampak kabur. Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut kemelut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama dalam rnenyampaikan perintah.

Perkembangan organisasi informal di dalam organisasi formal dikarenakan adanya ketidakmampuan organisasi formal dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari anggota organisasi formal itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh Max Waber : “Berkembangnya organisasi informal ini karena struktur formal tidak dapat memberikan pemenuhan kebutuhan para anggotanya dan juga kebutuhan organisasi (formal) itu sendiri. Keduanya yaitu organisasi formal dan organisasi informal memiliki persamaan dan perbedaan dalam hal tujuannya, mekanisme kontrol, karakteristik dan sebagainya.”

Organisasi informal terdiri atas hubungan yang tidak resmi dan dapat dikatakan sebagai bayangan dari organisasi yang formal. Organisasi ini tidak akan pernah muncul tanpa adanya exixtensi organisasi formal terlebih dahulu. Kemunculan organisasi beriringan dengan organisasi formal dan dpata dikatakan sebagai koplemnter dari organisasi formal yang sudah ada untuk mengakomodasi kebutuhan yang tidak dapat terselurkan dalam organisasi formal.

           

PENYEBAB KEMUNCULAN ORGANISASI INFORMAL

            Organisasi informasi berdiri tentunya tidak lepas dari beberapa   latar belakang dari orang-orang yang menyusun organisasi tersebut.  Organisasi informal muncul dapat disebabkan karena :

a.    Salah satu hakekat manusia   adalah memenuhi kebutuhan untuk berafiliasi dan bersosaliasasi dengan orang-orang luar terutama yang ada disekitarnya.

b.    Organisasi informal menjadi tempat untuk mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan yang tidak tersalurkan dalam organisasi yang formal.

c.     Kemunculan organisasi informal muncul karena adanya persamaan keperluan yang terdapat dalam sekelompok orang.

Kebutuhan-kebutuhan sekelompok orang yang tidak tersalurkan dalam chanel organisasi formal yang mendorong terbentuknya organisasi informal. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dalam terbagi dalam kebutuhan berikut :

a.    Kebutuhan Sosial

Kebutuhan sosial manusia begitu kompleks sebagai contoh manusia memerlukan komunikasi yang hangat, perhatian, penghargaan dll. Kebutuhan sosial ini tentunya memiliki level yang berbeda dalam diri setiap individu. Dalam organisasi formal kebutuhan-kebutuhan sosial ini tentunya tidak dapat dipenuhi semua, karena dalam organisasi formal semuanya bertindak bedasarkan status dan kewenangan masing-masing individu dan berlangsung secara formal pula. Selama semuanya berjalan sesuai denan tujuan organisasi maka masalah-masalah sosial yang personal tidak terlalu banyak yang tersentuh. Dalam organisasi formal. Organisasi informal berusaha untuk memenuhi kebutuhuan sosial yang tidak tersentuh oleh organisasi formal ini seperti keakraban, kebersamaan dll.

b.    Pengetahuan tentang perilaku

Perilaku personal dalam organisasi formal terbentuk sesuai dengan status, posisi dan kewenangan dalam organisi terebut. Seorang ‘boss’ selalu akan mendapatkan penghormatan yang berlebih bahkan berlebihan dari para staff dan jajarannnya. Sebaliknya seorang yang berada di level bawah akan mendapatkan perlakuan yang seringkali melecehkan mereka. Di luar organisasi formal seringkali berbanding terbalik dengan apa yang tertampil di dalam perilaku mereka. Untuk menjembatani kekakuan perilaku komunikasi ini seringkali membawa terbentuknya organisasi informal. Sebagai contoh dalam arisan alumni sebuah sekolah yang beranggotakan berbagai level profesi dapat terbina komunikasi yang akrab dan penuh kekeluargaan tanpa membedakan level profesionalitas mereka dalam organisasi formal. Sopir, boss ataupun level lain dapat bercanda dan memanggil tanpa ada embel-embel tertentu.

c.    Perhatian dan Simpati

Perhatian dan simpati secara luas tidak akan pernah muncul dalam organisasi formal. Simpati dam perhatian akan berbanding lurus dengan posisi dan  prestasi personal. Orang-orang yang kurang beruntung dalam dua hal tersebut seringkali tidak akan mendapatkan perhatian dan simpati. Organisasi informal memberikan ruang yang lebih besar dalam perhatian dan simpat kepada setiap orang yang di dalamnya.

d.    Bantuan dalam pencapaian tujuan

Komunikasi organisasi informal yang cenderung bersifat sepontan, penuh keakraban dan informal ini dapat membantu aggotanya untuk mencapai tujuan organisasi formal. Komunikasi ini dapat membengun hubungan yang lebih akrab sehingga masing-masing dapat berkomunikasi dengan baik.

e.    Kesempatan Berpengaruh dan Berkreasi

Dalam perkembangan organisasi informal biasanya setiap anggota memiliki level yang cenderung sama sehingga semua anggota dapat memiliki hak yang sama untuk saling mempengaruhi. Mereka dapat saling meneruima satu dengan yang lainnya sehingga dapat memebrikan sarana untuk rekreasi (penghiburan).

f.     Pelestarian nilai budaya

Orgnanisasi informal secara tidak sadar dapat melestarikan nilai-nilai budaya yang sudah anda. Sebagai contoh Indonesia memiliki budaya untuk berkumpul dan saling menolong. Arisan sebagai bentuk dari organisasi dapat memperkuat nilai kebersamaan dan seringkali untuk menolong anggota yang ada. Kadangkala hasil kocokan dari arisan dapat dioper kepada anggota yang lebih membutuhkan.

g.    Komunikasi dan informasi

Komunikasi yang akrab dan kekeluargaan seringkali tertutup dalam organisasi formal bahkan komunikasi secara akrab seringkali sangat dibatasi. Dalam komunikasi organisasi informal seringkali menjadi lebih terbuka sehingga memberikan informasi yang lebih banyak walaupun memiliki sisi negatifnya karena kurangnya control dari komunikasi itu sendiri.

                                                                                                      

CIRI DAN SIFAT-SIFAT ORGANISASI INFORMAL

            Sebagaimana organisasi formal memiliki cirikahas maka organisasi informalpun memiliki cirkhas yang tidak dimiliki oleh organisasi formal. Menurut J. Winardi organisasi informal memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan dari organisasi formal, yaitu :

1.      Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu di mana seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.

2.      Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.

3.      Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

4.      Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama.

5.      Dalam organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas, sedangkan di dalam organisasi informal, kedudukan sarat fungsinya tampak kabur.

Sedangkan yang menjadi sifat dari organisasi informal adalah :

1.      Adanya hubungan yang bersifat spontan dan tidak teroagniair.

2.      Masalah kepemimpinan menjadi dilemma klasik

3.      Kinerja organisasi informal tidak bertitik tolak pada pengendalian manajemen

4.      Lebih menekankan aktifitas daripada tujuan organisasi

PERBEDAAN ORGANISASI FORMAL DAN ORGANISASI INFORMAL

            Organisasi formal dan informal merupakan dua jenis organisasi yang berbeda.  Argyris membedakan  organisasi informal dan organisasi formal dalam beberapa hal yang mencolok. Perbedaan ini meliputi :

a.      Hubungan Antar Pribadi

Perbedaan yang mencolok antara organisasi formal dan non formal yang pertama adalah hubungan antar pribadi antar anggotanya. Dalam organisasi formal hubungan yang terjadi antara anggota organisasi didasarkan pada peraturan. Hubungan ini bersifat mutlak dan tidak bias dibantah selama perturan itu belum ada pembeharuan. Setiap anggota organisasi mengembangkan perilakunya berdasarkan posisinya masing-masing. Berbeda dengan organisasi informal yang mana hubungan antar anggota sudah tersusun dengan jelas maka dalam organisasi informal hubungan antar anggota berdasarkan pada kebutuhan. Tidak ada hubungan yang permanen dalam organisasi informal. Hubungan ini bisa muncul secara sepontan bdan bisa menjadi intens bila tingkat keperluan semakin banyak dan sebaliknya.

b.      Kepemimpinan

Kepimimpinan dalam organisasi formal telah ditetap dengan berdasarkan statuta organisasi dengan masa jabatan yang jelas. Pemimpin dapat menduduki jabatan karena adanya penunjukan oleh pihak-pihak yang berwenang dalam organisasi baik ditunjuk maupun dipilih oleh organisasi. Dalam kepemimpinan organisasi informal diperoleh dengan adanya kesepakatan dari anggota organisasi. Tugas-tugas pemimpin dalam organisasi informal tidak tertuang secara jelas dalam peraturan sebagaimana yang ada dalam organisasi formal.

c.      Pengendalian Perilaku

Perilaku komunikasi yang terbentuk dalam  organisasi formal didasarkan pada role mereka sebagaimana yang tertuang dalam pembagian tugas kerja organisasi. Perilaku ini sangat jelas bahkan sebelum anggota organisasi memasuki lingkungan organisasi tersebut. Perubahan perilaku sangat dipenagruhi oleh balas jasa organisasi terhadap mereka. Hadiah (rewards) dan hukuman (punishment) sangat mempengaruhi perilaku anggota organisasi. Sedangkan dalam organisasi informal perilaku anggota tergantung pada tingkat pemenuhan kebutuhan mereka.

d.      Ketergantungan

Dalam organisasi formal tingakat ketergantungan level bawahan terhadap level atas sangat tinggi. Level atas memegang kendali terhadap aktivitas level bawah. Perubahan pada lvel atas sangat berpengaruh terhadap level bawah, tetapi perubahan level bawah tidak terlalu berdampak pada level atas. Dalam organisasi informal tingkat ketergantungan terhadap pemimpin sangat lemah bahkan peranan pemimpin terhadap anggota organisasi tidak signifikan. Kadangkala pemimpin dalam orgnanisasi informal hanya sebatas mengkordinasi dan memfasilitasi saja.

Perbedaan antara organisasi formal dan informal dapat dirangkum dalam table di bawah ini :

	Organisasi Formal	Organisasi Informal
Hubungan Antar pribadi	Hubungan antara atasan & bawahan ditentukan peraturan	Hubungan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing
Kepemimpinan	Pemimpin ditetapkan dan ditunjuk	Pemimpin dipilih berdasarkan kesepakatan
Pengendalian Perilaku	Pengendalian perilaku melalui pemberian balas jasa dan hukuman	Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan
Ketergantungan	Bawahan sangat tergantung pada atasan	Kurang tergantung pada pimpinan

PEMBAGIAN ORGANISASI INFORMAL

            Menurut Hicks organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder:

1. Organisasi Primer

Organisasi informal primer merupakan oragniasasi yang menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi timbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

Contoh Organisasi Informal Primer

Masyarakat Indonesia sebagaian besar berpenduduk muslim. Sebagai konsekuensinya dalam kesehariannya, mudah sekali ditemui kegiatan masyarakat berupa pengajian. Pengajian dapat ditemukan dengan mudah karena merupakan kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan. Pengajian berlangsung dalam berbagai kalangan masyrakat baik di pedesaan maupun di perkotaan. Pengajian ini terbentuk dengan didasari akan kebutuhan masyarakat berupa kebutuhan rohani dan batin. Walaupun tidak ada bentuk kompensasi yang diterima berupa imbalan, gaji, ataupun sekedar dalam bentuk materi secara nyata, ternyata acara ini cukup diminati dan dihadiri oleh pesertanya.

Pengajian dapat dikatakan organisasi apabila kegiatan tersebut berkelanjutan dengan diorganisir dan memiliki tujuan yang sama dari anggotanya. Lokasi pengajian dapat dilakukan secara bergiliran pada anggotanya, begitu pula dengan penceramahnya, sesuai dengan kesepakatan anggota. Walaupun acara ini berintikan pengajian, terkadang di akhir acara para pesertanya melakukan sharing (tukar pikiran), ramah tamah, maupun sekedar berbincang-bincang antar sesama anggota yang berpotensi dari tema-tema yang diobrolkan tersebut dapat dibentuk kegiatan formal, seperti perencanaan gotong royong.

2. Organisasi Sekunder

Organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya di mana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Contoh Organisasi Informal Sekunder

Arisan merupakan salah satu organisasi informal sekunder. Warga Indonesia memiliki kebiasaan berkumpul dan membicarakan seputar kegiatan sehari-hari atau sekedar obrolan ringan yang lebih sering disebut ngerumpi atau ngobrol. Dari kebiasaan itu, kemudian dibentuk sebuah kegiatan informal yang berkesinambungan seperti Arisan.

Arisan merupakan kegiatan berkumpul dengan melakukan iuran rutin tiap pertemuan, yang nantinya di setiap pertemuan dilakukan pengocokan (undian) yang disepakati nominalnya dalam forum sebagai bentuk kompensasi atas kehadiran anggotanya. Kompensasi yang diberikan tiap pertemuan dibatasi, dengan tujuan memberikan motivasi pada anggota lainnya untuk hadir kembali pada pertemuan selanjutnya. Bagi yang memperoleh undian, diwajibkan untuk tetap hadir pada pertemuan berikutnya dengan tujuan menyelasaikan iuran wajib tiap pertemuan hingga seluruh anggota mendapatkan undian. Disamping itu pertemuan ini dititikberatkan sebagai ajang silaturahmi.

Arisan merupakan forum hiburan dari kebiasaan masyarakat yang melakukan  ngobrol yang hampir pernah dilakukan oleh seluruh orang. Forum ini pun diadakan secara bergilir sesuai dengan kesepakatan anggotanya. Arisan bisa di katakan sebagai organisasi informal karena organisasi ini terbentuk karena tidak adanya unsur disengaja antara para pelakunya. Sebab organisasi ini di bentuk karena adanya rasa ketidakpuasan antara para pelaku dengan lingkungan sekitar.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI INFORMAL

            Keberadaan organisasi informal dalam dinamika organisasi disamping organisasi formal dengan kekhasanya tentunya memberikan dampak tersendiri terhadap eksistensi organisasi formal. Eksistensi organisasi informal tentunya tak dapat dilepaskan dari kelebihan dan kelemahan dibandingkan dengan oponennya.

Kelebihan yang dimiliki oleh organisasi informal :

a.       Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)

b.      Melengkapi jalur komunikasi dalam perusahaan (organisasi formal)

c.       Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)

d.      Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah

            Kekurangan Organisasi Informal  :

a.      Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien

b.      Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress

c.      Daya tahan terhadap perubahan, apalagi jika organisasi tidak siap berubah

d.      Penyesuaian kelompok (akan jadi pengganggu jika standar jika kelompok lebih rendah disbanding organisasi formal, karena akan menurunkan standard an kualitas organisasi formalnya)

e.      Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)