Teori Komunikasi Organisasi

PENDAHULUAN

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau “commo” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.

Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications h atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu keinginan masing-masing individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan organisasi tidak mungkin dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif tergantung pada kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan luar organisasi sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Di samping itu dalam komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya sehingga berperanan penting dalam organisasi.

Perspektif dan Peranan Komunikasi Dalam Organisasi serta Teori-teori Organisasi

A. Perspektif yang Mendasari Komunikasi Organisasi

Sejumlah teori komunikasi menggunakan metode dan logika penjelasan yang terdiri dari empat perspektif yang mendasari pengembangan teori dalam ilmu komunikasi. Keempat perspektif itu adalah:

1. Covering Law Theories

Pespektif ini berangkat dari prinsip sebab-akibat atau hubungan kausal. Rumusan umum dari prinsip ini antara lain dicerminkan dalam pernyataan hipotesis. Menurut Dray penjelasan Covering Law Theories didasarkan pada dua asas:
a. Teori berisikan penjelasan yang berdasarkan pada keberlakuan umum/hukum umum.
b. Penjelasan teori berdasarkan analisis keberaturan. Dalam Covering Law Theories terdapat tiga macam penjelasan:
Deductive-Nomological (D-N), penjelasan terbagi atas dua bagian, yaitu objek penjelasan (apa yang dijelaskan) dan subjek penjelasan (apa yang menjelaskan).
Contoh semua X . . adalah Y. X dan Y bersifat universal.
Deductive-Statistical (D-S), berdasarkan prinsip probabililstik dalam ststistik. Formulanya dapat dirumuskan sebagai berikut: P (X,Y)=R, menyatakan R menunjukan bahwa proporsi X bersama Y bisa sama dengan R.
Inductive-Statistical (I-S), prisipnya sama dengan D-S, bedanya subjek penjelasan dijadikan pendukung induktif untuk menerangkan objek penjelasan. Contoh; P (T,R) = 0,90. Prinsip Covering Laws ini pada dasarnya memiliki keterbatasan: a. Keberlakuan prinsip universalitas bersifat relatif.
b. Formula statistik Covering Law Theories sulit diterapkan dalam mengamatia tingkah laku manusia. Karena pada dasarnya tingkah laku manusia suka berubah dan sulit diterka.
c. Manusia dalam kehidupannya juga terikat pada ikatan budaya tertentu. d. Kehidupan manusia penuh keragaman dan kompleks.
e. Terlalu berdasar pada hitungan statistik yang belum tentu sesuai dengan realitas.

2. Rule Theories

Pemikiran perspektif ini berdasarkan pada prinsip praktis bahwa manusia aktif memilih dan mengubah aturan-aturan yang menyangkut kehidupannya. Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik individu-individu yang berinteraksi harus menggunakan aturan-aturan dalam menggunakan lambang-lambang. Bukan hanya aturan mengenai lambang itu sendiri, tetapi juga harus ada aturan atau kesepakatan dalam hal giliran berbicara, bagaimana bersikap sopan santun atau sebaliknya, bagaimana harus menyapa, dan sebagainya, agar tidak terjadi konflik atau kekacauan.

Perspektif ini memiliki dua ciri utama:
a. Aturan pada dasarnya merefleksikan fungsi-fungsi perilaku dan kognitif yang kompleks dari kehidupan manusia.
b. Aturan menunjukan sifat-sifat dari keberaturan yang berbeda dari keberaturan sebab akibat. Para ahli penganut aliran evolusi mengemukakan bahwa dalam mengamati tingkah laku manusia, perspektif ini menunjuk tujuh kelompok di mana masing-masing mempunyai penekanan yang berbeda dalam pengamatannya.

Memfokuskan perhatiannya pada pengamatan tingkah laku sebagai aturan. mengamati tingkah laku yang menjadi kebiasaan. menitikberatkan perhatiannya pada aturan-aturan yang menentukan tingkah laku. mengamati aturan-aturan yang menyesuaikan diri dengan tingkah laku. memfokuskan pengamatannya pada aturan-aturan yang mengikuti tingkahlaku. mengikuti aturan-aturan yang menerapkan tingkah laku memfokuskan perhatiannya pada tingkah laku yang merefleksikan aturan.

Dalam konteks komunikasi antarpribadi, pemikiran perspektif ini menekankan bahwa tingkah laku manusia merupakan hasil atau refleksi dari penerapan aturan yang disepakati bersama. Dalam hal ini ada empat proposisi yang diajukan:
a. Tindakan-tindakan yang bersifat gabungan, kombinasi dan asosiasi merupakan ciri-ciri perilaku manusia.
b. Tindakan-tindakan di atas disampaikan melalui pertukaran informasi simbolis.
c. Penyampaian informasi simbolis menuntut adanya interaksi antarsumber, pesan, dan penerima yang sesuai dengan aturan komunikasi yang disepakati.
d. Aturan-aturan komunikasi ini mencakup pola-pola umum dan khusus.

3. System Theories

Secara umum sistem mempunyai empat ciri:
a. Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri dari elemen- elemen yang masing-masing mempunyai karakteristik tersendiri.
b. Sistem berada secara tetap dalam lingkungan yang berubah.
c. Sistem hadir sebagai reaksi atas lingkungan.
d. Sistem merupakan koordinasi dari hirarki.
Ada banyak jenis sistem, tetapi yang sering terkait dengan teori komunikasi adalah sistem terbuka dan structural-functional. Sistem terbuka (open sistem) ditandai dengan: Unsur-unsur yang ada dalam sistem Fungsi dari masing-masing sistem Hubungan antara unsur dalam sistem Lingkungan sosial budaya di mana sistem berada. Komunikasi organisasi banyak dipengaruhi oleh logika berpikir sistem, di mana komunikasi organisasi berhubungan dengan komunikasi interpersonal dalam oranisasi yang di dalamnya terdapat hierarki.

4. Symbolic Interactionisme

Perspektif ini berkembang dari sosiologi. Menurut Jarome Manis dan Bernard Meletzer terdapat tujuh proposisi umum yang mendasarinya:
a. Tingkah laku manusia dan interaksi antarmanusia dilakukan melalui perantaraan lambang-lambang yang mengandung arti.
b. Orang menjadi menusiawi setelah berinteraksi dengan orang-orang lain.
c. Masyarakat merupakan himpunan dari orang-orang yang berinteraksi.
d. Manusia secara sukarela aktif membentuk tingkah lakunya sendiri.
e. Kesadaran dan proses berpikir seseorang melibatkan proses interaksi dalam dirinya.
f. Bahwa manusia membangun tingkah lakunya dalam melakukan tindakan-tindakannya. g. Untuk memahami tingkah laku manusia diperlukan penelaahan tentang tingkah laku perbuatan tersembunyi (Sendjaja, 2005).

B. Peranan Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi/peranan, yaitu:

1. Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi (Mulyana, 2008).

C. Teori-teori Organisasi




1. Teori organisasi klasik

Konsep tentang organisasi telah berkembang mulai 1880-an dan dikenal sebagai teori klasik (classical theory). Dampak teori ini terhadap organisasi masih sangat besar. Sebagai contoh organissi yg didasarkan birokrasi dan banyak bagian dari teori klasik Menurut teori organisasi klasik, rasionalitas, efisiensi, dan keuntungan ekonomis merupakan tujuan organisasi. Teori ini juga menyatakan bahwa manusia diasumsikan bertindak rasional sehingga secara rasional dengan menaikkan upah, produktivitas akan meningkat.

Max Weber dengan konsep birokrasi idealnya menekankan pada konsep otoritas dan kekuasaan yang sah untuk melakukan kontrol kepada pihak lain yang berada di bawahnya sehingga organisasi akan terhindar dari penyalahgunaan kekuasaan dan ketidakefisienan. Frederick Taylor mengajukan konsep "manajemen ilmiah" yang inti gagasannya adalah "bagaimana cara terbaik untuk melakukan pekerjaan". Untuk ini Taylor membuat standardisasi mulai dari seleksi (rekruitmen) dan penempatan yang menurutnya merupakan sistem hubungan kerja antara manusia dengan mesin sehingga pekerjaan dapat dianalisis secara ilmiah.

Henry Fayol mengembangkan teori yang memusatkan perhatiannya pada pemecahan masalah-masalah fungsional kegiatan administrasi. Fayol mengajukan konsep planning, organizing, command, coordination, dan control yang menjadi landasan bagi fungsi dasar manajemen. Fayol juga mengemukakan empat belas prinsip yang sangat fleksibel yang digunakan sebagai dasar bagi manajer dalam mengelola organisasi. Keempat belas prinsip itu adalah pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan arah, mengutamakan kepentingan umum, pemberian upah, sentralisasi, rantai perintah, ketertiban, keadilan, kestabilan masa kerja, inisiatif, dan semangat korps. Gagasan Fayol sendiri didukung oleh koleganya di AS yaitu Gulick, Urwick, Mooney dan Reiley.

Menurut James D. Mooney terdapat empat prinsip dasar untuk merancang organisasi, yaitu :
a. Koordinasi, yang meliputi wewenang, saling melayani, serta perumusan tujuan dan disiplin
b. Prinsip skalar, meliputi prinsip, prospek, dan pengaruh sendiri, tercermin dari kepemimpinan, delegasi dan definisi fungsional
c. Prinsip fungsional, yaitu funsionalisme tugas yang berbeda
d. Prinsip staf, yaitu kejelasan perbedaan antara staf dan lini Meskipun mendapat banyak kritik yang menganggap bahwa teori-teori klasik itu telah mengabaikan faktor humanistik, deterministik, dan tertutup, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwa teori klasik merupakan peletak dasar dari teori-teori organisasi modern.

2. Teori tradisional (teori peralihan)

Teori tradisional muncul sebagai reaksi atas konsep-konsep yang dikemukakan oleh para ahli teori klasik meskipun tidak sepenuhnya mengabaikan prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh teori klasik. Pendekatan yang dilakukan oleh ahli teori ini adalah pendekatan perilaku atau bahavioral approach (human relation approach). Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan eksperimen yang dikenal dengan Hawthorne Experiment yang secara garis besar dibagi dalam 4 tahap.
a. Mengkaji efek lingkungan dari produktivitas pekerja
b. Melakukan konsultasi dengan pekerja yang ikut eksperimen
c. Melakukan wawancara dengan pekerja (yang tidak ikut eksperimen) melalui pertanyaan terbuka
d. Eksperimen yang dikenal dengan bank - wiring - room experiment.

Hasil eksperimen tersebut adalah :
a. Sistem sosial para pekerja ikut berperan dalam organisasi formal
b. Imbalan nonfinansial dan sanksi berperan dalam mengarahkan perilaku pegawai
c. Kelompok ikut berperan dalam menentukan kinerja dan sikap anggota kelompok
d. Munculnya pola kepemimpinan informal
e. Komunikasi yang makin intensif
f. Kepuasan dan kenyamanan bekerja meningkat
g. Pihak manajemen dituntut untuk lebih memahami situasi sosial.

Experiment Hawthorne menjadi pemicu munculnya beberapa pemikiran baru (yang masih dalam kerangka humanistik). Termasuk munculnya teori sistem yang melihat organisasi sebagai suatu sistem yang memiliki
a. Subsistem teknis
b. Subsistem sosial
c. Subsistem kekuasaan.
Kemudian juga muncul teori kontingensi yang dibangun atas dasar prinsip-prinsip yang telah dikembangkan oleh pendekatan sistem. Teori kontingensi ini pada prinsipnya melihat bahwa organisasi harus berlandaskan pada sistem yang terbuka (open system concept)

3. Teori mutakhir



Teori mutakhir atau modern merupakan pengembangan aliran hubungan manusiawi sekaligus sebagai pandangan baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Dalam teori ini konsep manusia yang mewujudkan diri (motivasi manusia) sangat penting bagi manajemen organisasi.
Terdapat empat prinsip dasar perilaku organisasi, yaitu :
a. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, dan prinsip)
b. Manajemen harus sistematis dan pendekatan yang digunakan dengan pertimbangan secara hati-hati
c. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual dalam pengawasan harus sesuai dengansituasi
d. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat perlu. Berdasarkan berbagai teori yang dikemukakan, baik teori klasik, teori tradisional, maupun teori mutakhir mengindikasikan bahwa kinerja lembaga atau organisasi sangat ditentukan oleh sistem komunikasi yang diterapkan, baik menyangkut praktik komunikasi, pola pendekatan, media komunikasi, maupun ketersediaan sarana umpan balik. Variabel-variabel tersebut akan menentukan produktivitas kinerja lembaga. Demikian pula dalam praktiknya, kegiatan komunikasi hendaknya memperhatikan beragam bentuk komunikasi, seperti komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, komunikasi lintas saluran dan komunikasi informal. Semakin kreatif dan variatif organisasi itu menggunakan bentuk komunikasi, maka akan semakin tinggi tingkat produktivitas kinerja lembaga tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Sendjaja, Sasa Juarsa. Teori Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka, 2005

Mulyana, A. 2008. Komunikasi Dalam Organisasi (KDO).

Littlejohn, Stephen , Theories of Human Communication, Wadsworth Publishing Company, 1999